Le principe : une liste limitative fixée par décret
En location d'habitation, le bailleur ne peut pas répercuter n'importe quelle dépense sur son locataire. L'article 23 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 pose le principe : les charges récupérables sont des sommes accessoires au loyer principal, exigibles sur justification, et dont la liste est limitativement fixée par décret. Ce texte de référence est le décret n°87-713 du 26 août 1987. Autrement dit, si une dépense ne figure pas dans ce décret, elle n'est pas récupérable, même si le bail prévoit le contraire : une clause qui étendrait la liste serait réputée non écrite.
Comprendre cette liste est essentiel pour établir une régularisation juste et opposable. Une erreur fréquente des bailleurs consiste à récupérer des postes non prévus (honoraires de syndic, gros travaux, taxe foncière) ou à appliquer un mauvais taux sur la rémunération du gardien. Voici le détail poste par poste, organisé par catégorie, tel qu'il découle du décret et de la jurisprudence.
Tableau récapitulatif des charges récupérables
Le tableau ci-dessous synthétise les principales charges récupérables par catégorie et indique, pour chaque poste, le taux de récupérabilité : la très grande majorité des charges sont récupérables à 100 % de la dépense réelle, tandis que la rémunération du personnel de gardiennage suit des règles particulières (75 % ou 40 %).
| Catégorie | Postes récupérables | Taux |
|---|---|---|
| Ascenseurs et monte-charge | Électricité, exploitation, petit entretien courant (cabine, portes, boutons), contrat d'entretien, dépannage sans remplacement de pièces, visites périodiques de sécurité. | 100 % |
| Eau froide, eau chaude et chauffage collectif | Eau froide et chaude des occupants, eau des parties communes et des espaces verts, combustible (gaz, fioul, électricité), exploitation et entretien courant de la chaufferie, ramonage, réglage, contrôle des combustions. | 100 % |
| Installations individuelles | Entretien courant du chauffage individuel, de la production d'eau chaude et du robinet mélangeur, dépenses d'énergie du logement, entretien de la robinetterie. | 100 % |
| Parties communes intérieures | Électricité des communs, ampoules et petites fournitures, produits d'entretien, nettoyage, entretien des minuteries, tapis, vide-ordures, portes automatiques de garage, interphone. | 100 % |
| Espaces extérieurs | Entretien des espaces verts (tonte, taille, arrosage, remplacement des plants), voies de circulation, aires de stationnement et de jeux : nettoyage, enlèvement de la neige. | 100 % |
| Gardien / concierge (2 tâches) | Rémunération, charges sociales et fiscales lorsque le gardien assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets. | 75 % |
| Gardien / concierge (1 tâche) | Rémunération et charges lorsque le gardien n'assure qu'une seule des deux tâches (entretien des communs ou élimination des déchets). | 40 % |
| Hygiène | Fourniture de sacs et sacs plastiques pour la collecte, produits désinfectants et insecticides, désinsectisation et désinfection des vide-ordures et des locaux. | 100 % |
| Taxes et redevances | Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), taxe de balayage, redevance d'assainissement. | 100 % |
Ce tableau reprend les grandes lignes du décret. Pour un décompte complet, chaque facture doit être rattachée au poste correspondant, puis récupérée au bon taux. Notre calculateur de régularisation applique automatiquement ces taux, la répartition aux tantièmes et le prorata temporis.
La règle du gardien ou concierge, poste le plus sensible
La rémunération du personnel de gardiennage est le poste qui génère le plus de litiges, car son taux de récupérabilité dépend étroitement des missions réellement exercées. Le décret distingue deux tâches : l'entretien des parties communes d'une part, et l'élimination des déchets (sortie et rentrée des poubelles, manipulation des conteneurs) d'autre part.
- Si le gardien assure ces deux tâches, sa rémunération — salaire, charges sociales et fiscales, avantages en nature — est récupérable à hauteur de 75 % ;
- S'il n'assure qu'une seule de ces deux tâches, le taux est ramené à 40 % ;
- S'il n'assure aucune de ces deux tâches (par exemple un gardien uniquement chargé de la surveillance, de l'accueil ou de tâches administratives), sa rémunération n'est pas récupérable.
Ces taux ne s'appliquent qu'à la rémunération. Lorsque l'entretien et la collecte sont confiés à une entreprise extérieure et non à un gardien, les prestations correspondantes redeviennent récupérables à 100 %, car il ne s'agit plus d'un salaire mais d'un service.
Charges d'immeuble et charges propres au logement
Toutes les charges récupérables ne se répartissent pas de la même manière. Il faut distinguer deux natures de dépenses :
Les charges d'immeuble, réparties aux tantièmes
Les charges d'immeuble concernent des équipements ou services collectifs profitant à l'ensemble des occupants : ascenseur, chauffage central, électricité des communs, entretien des espaces verts, gardien. Elles portent sur l'immeuble entier et ne peuvent donc pas être imputées en totalité à un seul locataire. On applique une clé de répartition, généralement les tantièmes (ou millièmes) du lot occupé. Un logement représentant 120/1 000es supportera 120 millièmes de chaque charge d'immeuble récupérable.
Les charges propres au logement
À l'inverse, certaines charges sont directement rattachées au logement et à son occupant : consommation d'eau individuelle relevée au compteur, entretien du chauffage individuel, ou encore la TEOM afférente au logement. Ces dépenses sont imputées intégralement et directement au locataire concerné, sans clé de répartition. Ne pas confondre ces deux natures est indispensable pour éviter de sur-facturer ou de sous-facturer le locataire.
Les charges NON récupérables : à la charge du propriétaire
Symétriquement à la liste des postes récupérables, certaines dépenses demeurent définitivement à la charge du bailleur, quelle que soit la rédaction du bail. Les principales sont :
- Les honoraires de syndic et frais de gestion administrative de la copropriété ;
- Les gros travaux et grosses réparations : ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement d'un ascenseur ou d'une chaudière, mise aux normes ;
- La taxe foncière (à l'exception de la TEOM, qui reste récupérable même si elle figure sur le même avis d'imposition) ;
- Les frais de personnel non prévus par le décret et la part non récupérable de la rémunération du gardien ;
- Les primes d'assurance de l'immeuble souscrites par le propriétaire et les provisions pour travaux du fonds de travaux (fonds Alur).
Récupérer l'un de ces postes expose le bailleur à devoir rembourser les sommes indûment perçues, dans la limite du délai de prescription de trois ans. Mieux vaut donc vérifier chaque ligne du relevé de charges avant d'établir le décompte annuel.
En pratique : établir un décompte conforme
Pour une régularisation solide, reprenez le relevé de charges de la copropriété (ou vos factures en direct), isolez uniquement les postes de la liste ci-dessus, appliquez le bon taux — 100 % dans la plupart des cas, 75 % ou 40 % pour le gardien —, puis répartissez les charges d'immeuble aux tantièmes et proratisez selon la durée d'occupation. Le locataire doit recevoir un décompte par nature de charges, et les justificatifs restent à sa disposition pendant six mois. Pour automatiser ce travail, appuyez-vous sur notre calculateur de régularisation et, en cas de doute sur la taxe d'ordures ménagères, consultez notre guide dédié à la TEOM et au locataire.