Régulariser les charges d'un locataire qui a quitté le logement
Le départ d'un locataire ne dispense jamais le bailleur de procéder à la régularisation des charges locatives. Bien au contraire : c'est souvent au moment du départ que le calcul se complique, car le locataire n'a occupé le logement qu'une partie de la période de charges, et parce que les dépenses réelles de l'immeuble ne sont pas encore connues. La régularisation obéit toujours aux mêmes règles — article 23 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 et décret n°87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables — mais elle exige ici une attention particulière au calendrier et au calcul.
Deux situations se présentent. Le locataire peut partir en cours d'année (par exemple au 31 mars), auquel cas il ne doit supporter les charges que sur sa durée d'occupation. Il peut aussi partir en fin de bail après avoir occupé le logement toute l'année : la difficulté n'est plus le prorata, mais le fait de disposer des comptes définitifs de l'immeuble pour établir un décompte juste et opposable.
Le prorata temporis au jour près
Lorsqu'un locataire quitte le logement en cours de période de charges, il ne peut lui être imputé que la fraction de charges correspondant à sa présence effective. Ce prorata temporis se calcule au jour près, et non au mois arrondi : on rapporte le nombre de jours d'occupation au nombre total de jours de la période de régularisation. Cette méthode évite tout litige et respecte le principe selon lequel le locataire ne paie que ce qu'il a réellement consommé.
La formule est la suivante :
Charges dues = Charges récupérables de la période × (jours d'occupation ÷ jours totaux de la période).
Exemple chiffré : un locataire parti le 31 mars
Prenons un locataire dont le bail s'achève le 31 mars 2025 et dont la période de charges court sur l'année civile (365 jours). Il a occupé le logement du 1er janvier au 31 mars, soit 90 jours sur 365. Son prorata d'occupation s'établit donc à 90 ÷ 365 ≈ 24,7 %.
- Charges récupérables annuelles imputables au logement : 1 200 € ;
- Prorata d'occupation : 90 jours sur 365, soit environ 24,7 % ;
- Charges réellement dues par le locataire : 1 200 € × 90/365 ≈ 296 € ;
- Provisions versées sur les trois mois (60 €/mois) : 180 € ;
- Solde : 296 € − 180 € = complément d'environ 116 € à réclamer.
Si les provisions avaient dépassé 296 €, le bailleur aurait dû rembourser le trop-perçu. Le sens du solde ne dépend jamais de la seule durée d'occupation, mais bien de la confrontation entre provisions encaissées et charges réellement récupérables proratisées.
Régulariser après l'arrêté des comptes de copropriété
La principale difficulté du locataire parti tient au calendrier. En copropriété, les charges de l'immeuble ne sont connues avec certitude qu'après l'arrêté annuel des comptes, voté en assemblée générale, qui intervient fréquemment plusieurs mois après la clôture de l'exercice — donc parfois bien après le départ du locataire. Tant que ces comptes ne sont pas approuvés, le bailleur ne dispose que d'estimations et ne peut établir un décompte définitif opposable.
Dans ce cas, la régularisation est légitimement différée : le bailleur attend l'approbation des comptes du syndic, puis procède à la régularisation dans le mois qui suit. Il n'est donc pas rare qu'un décompte de charges soit adressé à un ancien locataire six mois, voire un an, après son départ. Cette pratique est parfaitement régulière, dès lors que le bailleur reste dans le délai de prescription de trois ans.
Dépôt de garantie : la retenue de 20 %
La loi de 1989 organise précisément l'articulation entre restitution du dépôt de garantie et régularisation des charges. En principe, le dépôt doit être restitué dans un délai d'un mois après la remise des clés lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée, ou de deux mois en cas de dégradations à imputer au locataire.
Toutefois, lorsque le logement se situe dans un immeuble en copropriété, le bailleur est autorisé à conserver une provision plafonnée à 20 % du dépôt de garantie en attendant l'arrêté annuel des comptes. Cette retenue permet de couvrir un éventuel solde de charges qui ne sera connu qu'après le vote des comptes de copropriété. La régularisation définitive de cette somme, et donc la restitution du solde restant, doit intervenir dans le mois suivant l'approbation des comptes de l'immeuble.
Concrètement, pour un dépôt de garantie de 800 €, le bailleur peut restituer 640 € au départ du locataire et conserver jusqu'à 160 € (20 %) le temps de connaître les charges réelles. Une fois les comptes arrêtés, il impute le solde de charges éventuel sur cette retenue et rend l'excédent, ou réclame un complément si la retenue s'avère insuffisante.
Solde de tout compte et adresse de réexpédition
La régularisation d'un locataire parti aboutit à un solde de tout compte qui fait la synthèse de plusieurs éléments : le dépôt de garantie restitué, les éventuelles retenues pour dégradations, la provision de 20 % conservée puis régularisée, et le solde de charges (complément ou trop-perçu). Il est vivement conseillé d'établir un décompte écrit et détaillé, poste par poste, afin que l'ancien locataire comprenne chaque montant et que le document reste opposable en cas de litige.
Pour que ce décompte parvienne au locataire, le bailleur doit disposer de son adresse de réexpédition. Il est prudent de la demander lors de l'état des lieux de sortie et de la consigner par écrit. À défaut, le bailleur envoie le décompte à la dernière adresse connue, mais s'expose à des difficultés de notification. L'envoi en lettre recommandée avec accusé de réception est recommandé pour tout complément réclamé, car il constitue une preuve d'envoi et fait courir les délais.
Le délai de prescription de trois ans
Le fait qu'un locataire soit parti ne fige pas la situation indéfiniment. Le bailleur dispose d'un délai de prescription de trois ans pour réclamer un rappel de charges non régularisées, à compter de l'exigibilité de la créance. Passé ce délai, la demande est prescrite et l'ancien locataire peut la refuser. Symétriquement, un locataire qui aurait trop versé de provisions dispose du même délai pour obtenir la restitution du trop-perçu.
Cette règle a une conséquence pratique : mieux vaut régulariser dès que les comptes de copropriété sont approuvés, sans attendre. Un bailleur qui tarde risque de voir sa créance s'éteindre, tandis qu'une régularisation prompte, appuyée sur un décompte clair et sur les pièces justificatives, sécurise le recouvrement du solde.
Récapitulatif des bonnes pratiques
- Appliquer le prorata temporis au jour près pour un départ en cours d'année ;
- Attendre l'arrêté annuel des comptes de copropriété avant d'établir le décompte définitif ;
- Conserver au maximum 20 % du dépôt de garantie en provision, puis régulariser dans le mois suivant l'approbation des comptes ;
- Recueillir l'adresse de réexpédition dès l'état des lieux de sortie ;
- Envoyer un décompte détaillé par nature de charges, en recommandé pour tout complément ;
- Agir dans le délai de prescription de trois ans.
Vous pouvez retrouver la méthode générale dans notre guide sur le calcul de la régularisation des charges et vérifier chaque poste imputable grâce à la liste des charges récupérables du décret de 1987. Le calculateur ci-dessus applique automatiquement le prorata temporis au jour près, ce qui simplifie considérablement le traitement d'un locataire parti en cours d'année.