Une prescription de trois ans pour les charges locatives
La question revient sans cesse : jusqu'à quand un bailleur peut-il réclamer des charges à son locataire, et jusqu'à quand ce dernier peut-il exiger le remboursement de sommes trop versées ? La réponse tient en un chiffre : trois ans. Ce délai est fixé par l'article 7-1 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989, introduit par la loi ALUR du 24 mars 2014. Il dispose que « toutes actions dérivant d'un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer ».
Concrètement, cette prescription de la régularisation des charges encadre à la fois le droit du bailleur et celui du locataire. Elle met fin à l'incertitude qui pesait autrefois, lorsque des rappels pouvaient remonter cinq ans en arrière. Désormais, au-delà de trois ans, les sommes ne sont plus juridiquement récupérables : le droit d'agir est éteint.
Le bailleur : réclamer un rappel de charges non régularisées
Un propriétaire qui a oublié — ou négligé — de régulariser les charges pendant plusieurs années ne perd pas tout. Il conserve le droit de réclamer un rappel de charges pour les exercices non prescrits, c'est-à-dire les trois dernières années. Cette faculté est précieuse pour les bailleurs qui découvrent tardivement un décalage important entre les provisions encaissées et les charges réellement récupérables.
Il est tout à fait possible de régulariser plusieurs années d'un seul coup, dans la limite des trois ans. En revanche, cette démarche exige une rigueur documentaire absolue : pour chaque exercice réclamé, le bailleur doit être en mesure de produire le décompte par nature de charges et les pièces justificatives (factures, relevés du syndic, appels de fonds). Sans ces éléments, le locataire est fondé à refuser de payer, et le juge écartera la demande. Un rappel de charges portant sur trois années représente parfois une somme conséquente : mieux vaut donc l'étayer solidement.
Le locataire : récupérer un trop-perçu de charges
La prescription de trois ans n'est pas à sens unique. Elle protège aussi le locataire. Si les provisions qu'il a versées mois après mois dépassent le montant des charges réellement dépensées, et qu'aucune régularisation n'a été effectuée, il peut réclamer le remboursement du trop-perçu. Là encore, la demande peut couvrir les trois années antérieures.
Ce droit subsiste même après la fin du bail : un locataire parti peut solliciter la restitution d'un trop-versé pendant trois ans à compter du moment où il pouvait en avoir connaissance. C'est un point important, car de nombreux bailleurs omettent la régularisation finale au moment du départ.
Le point de départ du délai
La subtilité réside dans le point de départ du délai de trois ans. Le texte le fait courir « à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer ». Pour les charges, ce point de départ correspond en général au moment où les comptes annuels de l'immeuble sont arrêtés et où le décompte peut être établi — le plus souvent après l'assemblée générale de copropriété qui approuve les comptes de l'exercice.
Cette nuance a une conséquence pratique : la prescription ne se calcule pas mécaniquement par rapport à l'année civile de consommation, mais par rapport à la date à laquelle la régularisation devenait possible. En cas de litige, les tribunaux apprécient au cas par cas la date à laquelle le bailleur ou le locataire « aurait dû connaître » les sommes en jeu.
Ce qui interrompt la prescription
Le délai de trois ans n'est pas figé : certains événements l'interrompent, faisant repartir un nouveau délai complet. Conformément aux règles du Code civil, la prescription est interrompue par :
- une action en justice, même en référé ou devant un tribunal incompétent ;
- une mesure d'exécution forcée (par exemple une saisie) ;
- la reconnaissance par le débiteur de son obligation, comme un paiement partiel ou un accord écrit.
Attention à une idée reçue tenace : une simple lettre recommandée de réclamation n'interrompt pas la prescription. Elle constitue une preuve utile de votre démarche, mais seule une saisine effective de la justice arrête le compteur. Si le délai approche de son terme et que la partie adverse refuse de payer, il ne faut donc pas tarder à agir.
Charges anciennes jamais régularisées : que faire ?
Le cas est fréquent : un bailleur reprend un logement loué depuis longtemps et constate qu'aucune régularisation n'a jamais été faite. Bonne nouvelle, il n'est pas totalement démuni ; mauvaise nouvelle, il ne pourra récupérer que les trois derniers exercices. Les charges plus anciennes sont définitivement perdues, quel que soit leur montant.
Prenons un exemple concret : nous sommes en 2025 et aucune régularisation n'a été opérée depuis 2019. Le bailleur pourra régulariser les années 2022, 2023 et 2024, mais les charges de 2019, 2020 et 2021 sont prescrites. Pour chacune des trois années récupérables, il devra reconstituer le décompte à partir des factures et des relevés du syndic, puis notifier au locataire un décompte par nature de charges, en respectant le délai de préavis d'un mois avant l'ajustement.
Conseils pratiques pour ne pas perdre son droit
- Régularisez chaque année, dès l'arrêté des comptes : c'est la meilleure façon d'éviter d'accumuler des exercices et de laisser filer la prescription.
- Conservez tous les justificatifs pendant au moins trois ans : factures, relevés du syndic, appels de fonds et décomptes envoyés.
- Datez et archivez l'envoi de chaque décompte, en privilégiant le recommandé avec accusé de réception pour prouver la date.
- Ne confondez pas réclamation et interruption : si l'échéance des trois ans approche et que le paiement n'arrive pas, saisissez la justice sans attendre.
- Locataires, réclamez votre trop-perçu si aucune régularisation ne vous a été présentée : vous y avez droit sur les trois dernières années, y compris après votre départ.
Pour aller plus loin, notre guide de calcul de la régularisation détaille la méthode poste par poste, et notre modèle de lettre de régularisation vous aide à notifier proprement plusieurs années à la fois. Vérifiez aussi la liste des charges récupérables pour vous assurer que chaque poste réclamé est bien fondé.